完璧なイベント会場を見つけるための4つの方法

イベントを企画する時に最も大切なことの一つは、会場選びです。例えば、既にイベントの内容が決まっていて、あとは会場を探すだけだとします。このような場合どうすれば良いか考えていきましょう。

ゲストはどんな人たち？

会場探しをする上で大切なのは、ゲスト層と招待人数を把握することです。これらの情報は会場を選ぶ際の参考になりますが、どのような会場でも最大の制約要因となるのが収容人数です。少なくとも大まかな出席人数を把握しておきましょう。また、ゲストの好みも考慮してください。彼らの期待を反映し、彼らの個性に近い会場でなければなりません。

日程

タイミングもまた、会場選びを含め多くの決定事項に影響を与える可能性があるため、カレンダーをチェックしておきましょう。出席者が確定したら次に限られてくるのが日取りです。希望する会場の種類によって多少の妥協が必要となります。

例えば、希望の日取りを選ぶため会場に妥協をするか、希望の会場を選ぶため日取りに妥協をするかといったことです。よって、プランニングは予定通りに開始する必要があります。また、ゲストがイベントに参加できる可能性が高いのはいつで、その時間帯に利用できる会場はどこか、そしてイベントを開催する上で、最適な時間なども考慮しましょう。

予算の見直し

もし予算に上限がなければ、素晴らしいイベントを企画し、さまざまな会場から選ぶことができます。ですが、多くの場合は予算によって制限されてしまうものです。だからこそ、計画を立てる時は最初から予算を意識して計画を立てるべきです。

イベントプランナーの力を借りてもいいでしょう。また、選んだ会場が予算に合うか、サービスに対して有利な料金を交渉できるか、特別な日のために予算を超えても大丈夫かどうかも確認しましょう。

複数のロケーションを比較する

招待客のリストと候補日が決まったら、会場となる場所を決めることが重要です。企業イベントや結婚披露宴の会場として人気があるのは会議場やホテルですが、その他にも選択肢はあります。

イベントの会場選びをする際には、次のようなポイントを考えるとよいでしょう。

• イベントのテーマを考えた時、頭に浮かぶロケーション3か所を挙げてみる
• ゲストが行きたいと思う場所は？
• ゲストにとって都合のいい場所は？
• ホテル以外の選択肢は？